Au travail, nous avons parfois l’impression que les jours raccourcissent alors que les tâches se multiplient.
Avec un tel rythme de vie, la fatigue et le stress envahissent très vite notre quotidien et nous empêchent de travailler efficacement.
Certaines personnes arrivent pourtant à mener une vie professionnelle saine et équilibrée dans ce tourbillon.
Oui, mais comment ?
Tout est question d’organisation personnelle. À travers ce guide, découvrez justement les 7 commandements pour améliorer son efficacité au travail et travailler sans le moindre stress sans forcément suivre une formation sur le développement personnel.
1-Faire du rangement dans son bureau
Un espace de travail désordonné nuit à la productivité. Non seulement, il est difficile de s’y concentrer, mais il est constamment impossible d’y trouver ce dont on a besoin (papiers, stylos, documents, etc.).
Encore faut-il consacrer quelques minutes de son temps pour les chercher.
Or, lorsqu’un collège ou le patron vous réclame un document, il faut absolument le lui donner dans l’immédiat.
Afin d’optimiser votre efficacité au travail, la règle est donc simple : triez, classez, rangez ! Ce sont les maîtres mots pour obtenir un bureau parfaitement en ordre.
Après tout, un espace de travail bien rangé est source d’épanouissement et devient naturellement un endroit propice à la concentration.
Pour devenir un “pro” du rangement, procédez d’abord à un triage de tout ce qui se trouve sur votre bureau, dans les tiroirs et les armoires. Classez-les, ensuite, par catégorie dans des pochettes, des cartons chemises, des boîtes ou des classeurs par exemple.
Et, pour un système de classement au point, n’hésitez pas à ranger vos documents suivant un ordre alphabétique ou un code couleur. Cette règle s’applique également à tous les documents et fichiers disponibles sur votre ordinateur.
2-Faire une “to do list” pour gérer efficacement ses tâches
Pour améliorer son efficacité professionnelle, la prochaine règle consiste à planifier une liste des tâches à accomplir au travail.
Cette “to do list” est extrêmement bénéfique parce qu’elle permet d’avoir une vue d’ensemble sur la charge de travail.
Vous pourrez, ainsi, définir les tâches prioritaires et éviter tout risque de dépasser les dates d’échéances importantes. En somme, elle vous offre la possibilité de vous organiser pour mieux gérer votre temps et éviter de stresser inutilement.
Ici, tout repose sur une bonne catégorisation des tâches. Placez alors les plus importantes et/ou les plus urgentes en tête de liste.
Insérez, ensuite, les moins urgentes et terminez par les tâches qui peuvent attendre. Si, par malheur, la to do list est surchargée, vous pourrez déléguer certaines tâches à des collègues.
3-Gérer son temps
L’espace de travail rangé, la liste des tâches à accomplir dressée, il est maintenant temps d’apprendre à gérer son temps pour s’assurer de trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Pour cela, créez votre emploi du temps pour planifier vos tâches sur la semaine, voire sur le mois. Vous aurez ainsi l’esprit tranquille et serez apte à être plus productif. Vous pourrez même vous permettre de consacrer un peu de votre temps pour régler les urgences de dernière minutes.
4-S’offrir des pauses dans la journée
Règle numéro 4 : s’offrir des pauses régulières dans la journée et cela, malgré tout le travail qui vous attend. Tout à fait ! Les pauses font partie du travail.
Elles sont extrêmement indispensables car elles permettent de lutter contre le stress, d’aérer le cerveau et de recharger les batteries pour mieux tenir le rythme au travail.
Plusieurs études ont même permi de déterminer qu’elles sont favorables au bien-être de l’employé et contribuent à améliorer sa productivité personnelle.
Généralement, la pause dure 20 minutes pour une journée de travail de 6 heures. Profitez-en pour soulager votre fatigue et votre stress.
Pour cela, vous pourrez faire des étirements, des exercices de respiration, vous hydrater, manger ou encore sortir pour prendre l’air et vous dégourdir les jambes.
Si besoin, vous pourrez même vous servir de ces 20 minutes pour faire une sieste dans la salle de pause.
5-Apprendre à dire “non”
Pour être efficace au travail, il est également important d’avoir des objectifs réalistes.
Il faut donc savoir dire “non” lorsque vos tâches augmentent et que vous ne vous sentez plus en mesure de toutes les accomplir. Toutes choses ont une limite, y compris votre énergie et votre temps.
Seulement, un “non” a beau être plus salvateur qu’un oui, il est assez délicat de refuser les requêtes de son patron.
Comment le faire en toute diplomatie ? Le secret est de savoir s’affirmer pour lui faire comprendre poliment que même en tant qu’employé, vous avez le droit de refuser certaines tâches.
N’oubliez pas de justifier votre refus par des arguments mais surtout, prenez confiance en vous au moment de lui parler.
Rassurez-vous, le refus de certaines tâches n’est pas un obstacle à l’obtention d’une promotion ou une augmentation de salaire.
Tous chefs d’entreprise qui se respectent savent parfaitement qu’un employé surchargé de travail devient moins efficace avec le temps car il subit trop de stress.
6-Développer sa concentration
Se concentrer au travail représente un grand défi pour chacun de nous, surtout lorsque nous sommes exposés à de nombreuses distractions comme les réseaux sociaux, les appels téléphoniques, les SMS, les mails et les bavardages avec les collègues.
Il est, cependant, obligatoire de développer sa concentration pour être plus efficace au travail au risque de faire baisser votre productivité.
Si vous avez de la difficulté à rester concentré, quelques changements s’imposent alors dans votre quotidien au bureau.
Tout d’abord, éliminez toutes les sources de distractions de votre entourage.
Il peut s’agir de Facebook, de votre boîte de courriels, de votre téléphone portable, etc.
Puis, imposez-vous une limite de temps pour travailler de manière ininterrompue et ne vous arrêtez que lorsque votre énergie mentale est en baisse.
Sinon, certains moments de la journée sont favorables à la concentration pour effectuer certaines tâches difficiles : de 10 h à 12 h et de 16 h à 18 h.
7-Adopter une bonne hygiène de vie
Enfin, l’hygiène de vie est un des facteurs clés de l’efficacité au travail. Pour augmenter ses performances professionnelles, il devient donc impératif de :
- Dormir suffisamment pour mieux se concentrer au bureau.
- Adopter une alimentation équilibrée pour booster votre énergie.
- Faire du sport régulièrement pour rester en bonne santé.